Maak kennis met Buyflex

Buyflex werkt voor organisaties met enig inkoopvolume op het gebied van externe arbeid. Veel van onze opdrachtgevers kopen honderdduizenden uren per jaar in – of een veelvoud daarvan. Wij zeggen meestal: als je veertig of meer externe krachten hebt, zouden we eens moeten praten. Maar: hoe groter het volume, hoe groter het speelveld waarin we kunnen acteren. En hoe groter het resultaat.

We zijn actief in tal van branches. Een groeiend aantal klanten werkt internationaal en betrekt ons bij de optimalisatie van de inkoop – grensoverschrijdend. Of het nu in België, Zweden of Italië is. We kunnen het aan. Niet alleen qua organisatie, maar vooral qua niveau. Het is de kunst om het grote geheel te zien, en ondertussen op details te optimaliseren, tot ver achter de komma.

Nog iets over onze opdrachtgevers: ze hebben iets met elkaar gemeen. We doen er zaken met echte professionals, en de meesten konden zich van tevoren nauwelijks voorstellen dat er nog veel verbeterd kon worden. Als u zich daarin ook herkent, zouden we gewoon een scan moeten uitvoeren. Eén scan zegt meer dan duizend woorden. Bel gewoon eens.

Referenties


“Spelen op het hoogste niveau vraagt de beste spelers. Dat zijn de mensen van Buyflex.”

Toen Gert-Jan Vos begin 2013 binnen kwam bij Friesland Campina als senior Category Buyer, nam hij het ‘Buyflex Project’ – zoals zijn collega’s het al liefdevol hadden genoemd – van zijn voorganger over. Friesland Campina was op dat moment met hulp van Buyflex bezig met het optimaliseren van de contracten met haar uitzendpartners. “De expertise en marktkennis die Buyflex heeft, had ik niet. Dit in combinatie met de ambitieuze besparingsdoelstellingen die we hadden, maakt dat ik erg blij was met de ondersteuning die Buyflex bij deze contractoptimalisaties bood. De resultaten waren boven verwachting”, vertelt Vos.

Omdat de uitzendcontracten eind 2014 afliepen, haalde Vos het net op bij de locaties van Friesland Campina om te kijken of de operatie bereid was om te tenderen. Vos geeft aan dat het voor hem cruciaal was dat hij volledig draagvlak had vanuit de belangrijkste stakeholders, alvorens een tendertraject in te gaan. “Toen ik proefde dat dit draagvlak er was, heb ik binnen onze organisatie aangegeven dat we klaar waren voor een tender. Wel enkel op voorwaarde dat Buyflex mee zou doen. Wanneer je op het hoogste niveau speelt – en laten we wel wezen, als je met zulke grote aantallen uitzendkrachten werkt als wij doen, dan is dat het hoogste niveau – moet je de beste spelers in je team hebben. En dat zijn de mensen van Buyflex; zij zijn experts binnen hun vakgebied én hebben een goede naam in de markt.”

De uiteindelijke uitkomst van de tender bracht met zich mee dat er binnen twee maanden op 30 locaties van uitzendbureau gewisseld werd en dat alle uitzendkrachten gemigreerd moesten worden. “Het gaat hier om een verandering rondom mensen. Mensen die goed geïnformeerd, gemigreerd en verloond moeten worden. 1 fout en alle uitzendkrachten zijn hiervan de dupe. Om dit te voorkomen heb je specialistische kennis en dedicated capaciteit nodig. Buyflex kon ons deze leveren en op die manier hebben we binnen twee maanden een transitie kunnen realiseren met een minimale impact op onze uitzendkrachten en operaties.”

“De grootste kracht van Buyflex is met name dat haar medewerkers het proces van A-Z meemaken en dat mijn aanspreekpunt 24/7 beschikbaar is en alles weet. Daarnaast is zij in alle trajecten in staat geweest om ons de verschillende mogelijkheden te laten zien. Vervolgens neemt Buyflex in het keuzetraject afstand en borgt hiermee haar neutraliteit. Zo hebben wij echt zelf kunnen kiezen wat ons het beste past.”

“Ze hebben dingen gedaan waar ik niet van had kunnen dromen”

Steeds meer bedrijven besteden hun callcenteractiviteiten uit aan een specialist. Zoals Transcom Nederland, dat in drie jaar tijd van 500 naar 900 medewerkers groeide. Meer dan de helft van deze medewerkers is uitzendkracht. Transcom Nederland sluit eens in de drie jaar een contract met een uitzendbureau. “We hanteren een single vendor strategie”, zegt managing director Joop Evers. “Dat maakt onze inkoopkracht groter. Eens in de drie jaar sluiten we een nieuw contract met een leverancier. Buyflex begeleidt de contractvorming. Van de inventarisatie van onze wensen tot de selectie van geschikte uitzendbureaus, en van RFP tot contract. Ik zit al lang in deze business. Maar Buyflex heeft dingen gedaan waar ik niet van had kunnen dromen.”

Over het resultaat van de samenwerking met Buyflex kan Evers kort zijn. “Het levert een waanzinnig goed contract op. En een besparing die je terugziet op de jaarrekening. De wet van de grote getallen speelt een belangrijke rol als je circa 500 uitzendkrachten hebt. Buyflex onderhandelt het contract uit met respect voor de leverancier en de geldende cao. Ook blijft de kwaliteit gewaarborgd. Van tevoren hebben we namelijk precies vastgelegd aan welke eisen uitzendkrachten moeten voldoen. Ik ben echt heel blij met de hulp van Buyflex.”

“De besparing van 9 procent is onze verwachting ver te boven gegaan”

Aluminium zandgieten. Dat is het specialisme van MGG Netherlands. Het Limburgse bedrijf vervaardigt aluminium onderdelen voor onder meer vrachtwagens en verwarmingsketels. Bij de vestigingen in Tegelen en Bergen werken gemiddeld zo’n 600 medewerkers. “Zandgieten is kapitaal- én arbeidsintensief”, bevestigt financieel directeur Michel Boots. “Directe loonkosten vormen 30 procent van onze omzetwaarde. Elke besparing hierop draagt aanzienlijk bij aan het rendement.”

Dat was één van de redenen dat Boots Buyflex betrok bij de tender voor uitzendbureaus. Ongeveer een kwart van het personeel werkt op flexibele basis. “Buyflex begrijpt tot in de details wat een uitzender aanbiedt en ontrafelt de kostprijs”, weet Boots nu uit ervaring. “Wij onderhandelden voorheen over een omrekenfactor. Als die bijvoorbeeld 1,80 was, probeerden we er 1,79 van te maken. Buyflex pakte het anders aan. Zij maakten de kostprijs voor honderd procent transparant. Let wel: de kostprijs van de uitzendbureaus, en dus ook hun winstmarge. Toen pas ontdekten we dat er in het verleden veel verwarring geweest is over wat uitzendbureaus in hun omrekenfactor stoppen. En of dat kostprijs of marge was.”

Deze aanpak had effect. Buyflex realiseerde een besparing van niet minder dan 9 procent op flexibele arbeid. “Dat ging onze verwachting ver te boven. Het was mij al meegevallen als ze 5 procent hadden bespaard. Wij zijn de afgelopen jaren tot een optimum gekomen en hadden het gevoel dat we het echt goed hadden gedaan. Maar door de kostprijs te analyseren, kon Buyflex veel meer besparen. En het mooie is”, voegt Boots er in één adem aan toe, “de besparing wordt niet betaald door de mensen die hier werken. Onze medewerkers verdienen hetzelfde. Eerlijke en transparante tarieven van uitzendbureaus: daar zit de winst.”

Boots waardeert de opstelling van Buyflex. “Ze zijn objectief en geven advies op basis van feiten. Ze hebben geen voorkeur voor bureaus en gaan respectvol met hen om. Iedereen krijgt dezelfde kansen en weet precies waar hij aan toe is. Ik kan Buyflex dus iedereen aanbevelen. Risico’s heeft het niet: ze werken op basis van no cure, no pay. De 9 procent besparing die het ons opleverde, draagt structureel bij aan ons rendement!”

“Ik ken geen andere club in Nederland die dit zó kan”

Bij Apollo Vredestein zijn uitzendkrachten elk jaar goed voor vier- tot vijfhonderdduizend manuren. Reden genoeg voor purchase manager Han van Wulfften Palthe om de aanbesteding van een driejarig contract met een uitzendbureau zorgvuldig aan te pakken. “Goede samenwerking met een uitzendbureau begint bij de voorbereiding”, is zijn stellige overtuiging. “Samen met Buyflex hebben we daarom intern nauwkeurig de exacte vraag in beeld gebracht. Wij hadden de scope al bepaald; Buyflex heeft gesprekken gevoerd met interne opdrachtgevers en daarbij doorgevraagd. Ze werken procesmatig. Dat spreekt mij aan!”

Nee, Van Wulfften Palthe wilde beslist niet alleen op basis van prijs inkopen. Kwaliteit van uitzendbureau en –medewerkers speelde ook een belangrijke rol. Daarom selecteerde hij samen met Buyflex als eerste de bureaus die aan de kwalitatieve eisen voldeden. “Een intern beoordelingscomité heeft de aanbiedingen inhoudelijk beoordeeld, zonder financiële component. Dat heeft geleid tot een shortlist. Na een tweede aanbiedingenronde hebben we de keuze gemaakt op basis van het evaluatiemodel dat Buyflex had opgesteld.”

Over de beoordeling op tarieven kon weinig misverstand bestaan. Onderdeel van de tender was een door Buyflex samengesteld rekenmodel. Uitzendbureaus konden hierin al hun kosten aangeven. “Eenduidig, volledig transparant en dus uitstekend vergelijkbaar. Daar houden we van. Om salarisstrookjes en de tarieven van uitzendbureaus te doorgronden, moet je echt expert zijn. Dat is de meerwaarde van Buyflex. Ze kennen de details, weten uit welke componenten een tarief is opgebouwd. De geldende CAO’s en de wet- en regelgeving rond flexibele arbeid doorgronden ze tot in de haarvaten”, stelt Van Wulfften Palthe. “Als je aan een paar knopjes gaat draaien, gaat de wet van de grote aantallen een rol spelen. Dat heeft dan ook tot een substantiële besparing geleid. Boven verwachting!”

Van Wulfften Palthe vat als doorgewinterde purchase manager zijn mening over Buyflex kort samen. “Ze zijn PROFESSIONEEL. Met hoofdletters”, benadrukt hij. “Tegelijk zijn ze onafhankelijk en discreet. Ze zullen nooit zomaar informatie delen met mij. Integriteit is hun handelsmerk!”

Sinds 2002 heeft Buyflex voor tientallen opdrachtgevers projecten mogen uitvoeren. Hieronder geven we een indruk van onze meest recente complete inkoop- en optimalisatieprojecten op het gebied van uitzendarbeid, detacheringen en MSP-oplossingen. Projecten waar we trots op zijn.